CRM clienti: cos'è e come funziona

La gestione dei clienti diventa complessa quando anagrafiche, pratiche, documenti, email, SMS, messaggi e scadenze vengono conservati in strumenti separati.

Un CRM permette di centralizzare le informazioni e di ricostruire rapidamente il rapporto con ogni cliente, assistito, azienda o contatto.

In questo modo è possibile consultare non soltanto i recapiti, ma anche le pratiche collegate, gli allegati, le scadenze, le annotazioni e le comunicazioni effettuate.

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✓ anagrafiche;
✓ recapiti;
✓ pratiche;
✓ allegati e documenti;
✓ scadenze;
✓ annotazioni;
✓ email;
✓ SMS;
✓ WhatsApp;
✓ storico delle attività.

CRM è l'acronimo di Customer Relationship Management, cioè gestione delle relazioni con i clienti.

Il termine indica sia un metodo organizzativo sia il software utilizzato per raccogliere e gestire informazioni, contatti, attività e comunicazioni.

Un CRM non è quindi soltanto una rubrica. Deve permettere di comprendere chi è il cliente, quali pratiche sono aperte, quali documenti sono disponibili, quali attività devono essere svolte e quali comunicazioni sono state inviate.

Un CRM collega:

• persone e aziende;
• pratiche;
• documenti;
• scadenze;
• comunicazioni;
• attività;
• storico.

Nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo e altre informazioni identificative.

Ragione sociale, Partita IVA, sede, referente, settore e informazioni amministrative.

Telefono, cellulare, email, PEC, contatti alternativi e canali di comunicazione preferiti.

Uno dei principali vantaggi di un CRM gestionale è la possibilità di collegare ogni cliente alle relative pratiche.

Dalla scheda anagrafica è così possibile consultare procedimenti aperti, completati, sospesi o archiviati.

Ogni pratica può contenere tipologia, stato di avanzamento, date, scadenze, importi, annotazioni, responsabile e allegati.

PowerPRA consente di personalizzare molte tabelle e tipologie di pratica, adattando il CRM a CAF, patronati, studi legali, aziende, consulenti e altre attività professionali.

✓ tipologia;
✓ stato;
✓ data di apertura;
✓ scadenza;
✓ importi;
✓ note;
✓ allegati;
✓ responsabile.

Documenti di identità, tessere, certificati, deleghe e file relativi al cliente.

Moduli, contratti, ricevute, comunicazioni, richieste, scansioni e altri allegati operativi.

Collegare i file all'anagrafica o alla pratica riduce il rischio di perdere documenti in cartelle separate.

Un CRM deve aiutare a ricordare appuntamenti, rinnovi, pagamenti, documenti mancanti e scadenze delle pratiche.

Le scadenze possono essere collegate direttamente al cliente o a una specifica pratica.

Filtri e scadenzari permettono di individuare in anticipo le attività da completare e di preparare le comunicazioni necessarie.

Una corretta gestione delle scadenze riduce dimenticanze e ritardi e migliora la continuità del servizio offerto.

• appuntamenti;
• rinnovi;
• pagamenti;
• documenti da consegnare;
• scadenze pratiche;
• controlli periodici;
• comunicazioni da inviare.

L'operatore può selezionare il cliente, preparare il messaggio e inviare l'email direttamente dal software.

Questa modalità è utile per comunicazioni personalizzate, richieste di documenti, aggiornamenti e risposte specifiche.

PowerPRA può inviare automaticamente email in base alle funzioni e alle configurazioni utilizzate.

L'automazione può essere impiegata per avvisi, scadenze, notifiche e altre comunicazioni ricorrenti.

Gli SMS sono utili quando è necessario inviare comunicazioni brevi e immediate, ad esempio promemoria, conferme, avvisi e notifiche di scadenza.

PowerPRA consente l'invio manuale e, in base alla configurazione, anche automatico degli SMS direttamente dal software.

Il recapito del cliente viene utilizzato senza dover copiare manualmente il numero in strumenti esterni.

È opportuno utilizzare messaggi chiari, limitati alle informazioni necessarie e coerenti con le autorizzazioni e le preferenze del destinatario.

✓ promemoria appuntamenti;
✓ avvisi di scadenza;
✓ richiesta documenti;
✓ pratica aggiornata;
✓ comunicazioni urgenti;
✓ conferme rapide.

PowerPRA integra anche funzioni per facilitare le comunicazioni tramite WhatsApp.

Questo canale può essere utile per contattare rapidamente il cliente, inviare un promemoria, richiedere un documento o comunicare un aggiornamento sulla pratica.

L'integrazione riduce i passaggi manuali e permette di partire direttamente dai recapiti memorizzati nel CRM.

È comunque importante utilizzare WhatsApp in modo professionale, rispettando la riservatezza delle informazioni e le preferenze del destinatario.

✓ messaggi pertinenti;
✓ linguaggio professionale;
✓ dati minimi necessari;
✓ consenso e preferenze;
✓ niente informazioni sensibili non protette;
✓ storico delle attività aggiornato.

Lo storico consente di ricostruire i contatti avvenuti con il cliente e di comprendere quali informazioni sono già state comunicate.

Email, SMS, messaggi, annotazioni e attività possono contribuire a creare una cronologia utile per gli operatori.

Una traccia ordinata riduce il rischio di inviare comunicazioni duplicate o contraddittorie e facilita il passaggio del cliente da un operatore a un altro.

• continuità del servizio;
• meno duplicazioni;
• contesto disponibile;
• responsabilità più chiare;
• assistenza più rapida;
• maggiore tracciabilità.

Nome, azienda, codice fiscale, Partita IVA, telefono, email e altri campi possono essere utilizzati per trovare rapidamente un cliente.

È possibile individuare clienti con pratiche aperte, concluse, in scadenza o appartenenti a una determinata tipologia.

Tabelle e informazioni personalizzabili permettono di adattare le ricerche al settore e all'organizzazione.

Un CRM può essere utilizzato in contesti molto diversi, purché sia possibile personalizzare le informazioni e i flussi di lavoro.

CAF e patronati possono collegare assistiti, pratiche, documenti e scadenze. Gli studi legali possono gestire clienti, fascicoli, appuntamenti e comunicazioni.

Aziende, consulenti, associazioni e studi tecnici possono utilizzare il CRM per organizzare richieste, incarichi, contratti e attività.

PowerPRA è progettato per adattarsi a queste realtà grazie alla personalizzazione di tipologie, tabelle, campi e stati.

✓ CAF;
✓ patronati;
✓ studi legali;
✓ commercialisti;
✓ consulenti del lavoro;
✓ aziende;
✓ associazioni;
✓ studi tecnici;
✓ liberi professionisti.

Excel può essere utile per elenchi semplici, ma richiede più attività manuali quando aumentano clienti, pratiche, documenti e scadenze.

I file possono essere duplicati, modificati in versioni differenti o separati dagli allegati e dalle comunicazioni.

Un CRM collega anagrafiche, pratiche, scadenze, documenti, note e comunicazioni in un archivio strutturato.

Le ricerche sono più rapide e lo storico rimane disponibile anche quando più operatori lavorano sugli stessi clienti.

Un CRM può contenere dati personali, documenti, recapiti e informazioni relative alle pratiche.

L'accesso deve essere riservato agli utenti autorizzati e organizzato attraverso password, ruoli e permessi.

È importante eseguire backup regolari, proteggere le postazioni e utilizzare i canali di comunicazione in modo coerente con la natura delle informazioni trasmesse.

Prima di inviare email, SMS o messaggi WhatsApp è inoltre opportuno verificare recapito, destinatario e contenuto.

✓ password sicure;
✓ utenti e permessi;
✓ backup periodici;
✓ verifica dei destinatari;
✓ accessi controllati;
✓ dati minimi nelle comunicazioni.

PowerPRA è un software CRM Windows in italiano per la gestione di clienti, pratiche, documenti, scadenze e comunicazioni.

Ogni anagrafica può essere collegata a pratiche, allegati, documenti, annotazioni, importi, stati di avanzamento e scadenze.

Il software permette di inviare email e SMS manualmente o automaticamente, in base alle funzioni e alle configurazioni utilizzate, e integra anche strumenti per facilitare il contatto tramite WhatsApp.

Le tabelle, le tipologie di pratica e numerose informazioni sono personalizzabili per adattare il CRM a CAF, patronati, aziende e studi professionali.

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✓ anagrafiche clienti;
✓ pratiche collegate;
✓ documenti e allegati;
✓ scadenze;
✓ annotazioni;
✓ email manuali e automatiche;
✓ SMS manuali e automatici;
✓ integrazione WhatsApp;
✓ ricerca e filtri;
✓ multiutenza.

📁 Gestione delle pratiche amministrative

📊 Importazione ed esportazione dei dati

🗄️ Database MySQL e condivisione dei dati

🔒 Backup e protezione dei database gestionali

• CRM clienti;
• gestione anagrafiche;
• comunicazioni clienti;
• email automatiche;
• invio SMS;
• WhatsApp CRM;
• gestione documenti;
• scadenze pratiche.

Domanda: Che cos'è un CRM clienti?
Risposta: È un sistema che centralizza anagrafiche, contatti, pratiche, documenti, scadenze, comunicazioni e storico delle relazioni con clienti e assistiti.

Domanda: Qual è la differenza tra un CRM e una rubrica?
Risposta: Una rubrica conserva soprattutto i recapiti. Un CRM collega invece il cliente a pratiche, documenti, scadenze, annotazioni e comunicazioni.

Domanda: PowerPRA può inviare email?
Risposta: Sì. Le email possono essere inviate manualmente oppure automaticamente in base alle funzioni e alle configurazioni utilizzate.

Domanda: È possibile inviare SMS dal software?
Risposta: Sì. PowerPRA supporta l'invio manuale e automatico di SMS attraverso i servizi configurati.

Domanda: PowerPRA integra WhatsApp?
Risposta: Sì. Il software integra anche strumenti per facilitare le comunicazioni tramite WhatsApp.

Domanda: Posso allegare documenti alla scheda del cliente?
Risposta: Sì. È possibile collegare documenti e file sia all'anagrafica sia alle pratiche.

Domanda: Le scadenze sono collegate ai clienti?
Risposta: Sì. Le scadenze possono essere associate ai clienti e alle relative pratiche per controllare attività e promemoria.

Domanda: PowerPRA è adatto soltanto alle aziende?
Risposta: No. È adatto anche a CAF, patronati, studi legali, consulenti, associazioni e liberi professionisti.