Software per la gestione delle pratiche personali
Organizzare pratiche proprie e familiari, documenti, scadenze, pagamenti e storico con PowerPRA
Mantenere ordinate nel tempo pratiche, documenti e scadenze personali
Un archivio strutturato può aiutare quando cartelle, email e fogli di calcolo diventano difficili da gestire
Organizzare pratiche personali e familiari
Nel corso degli anni una persona o una famiglia può accumulare numerose pratiche: richieste amministrative, assicurazioni, utenze, contratti, rimborsi, documentazione sanitaria, pratiche relative alla casa, veicoli, pensioni, successioni, richieste a enti e altre attività che richiedono documenti e scadenze.
Quando le informazioni sono distribuite tra raccoglitori, cartelle sul computer, email e fogli di calcolo, può diventare difficile ricordare cosa è stato inviato, quali documenti mancano e quali date devono essere controllate.
PowerPRA può essere utilizzato anche come archivio personale strutturato per registrare pratiche proprie o familiari, collegando documenti, date, scadenze, importi, pagamenti, note e stato di avanzamento.
Informazioni utili
✓ persona interessata;
✓ tipo di pratica;
✓ data di apertura;
✓ stato;
✓ documenti allegati;
✓ scadenze;
✓ importi e pagamenti;
✓ note e riferimenti.
Un archivio digitale per ritrovare facilmente ogni pratica
Raggruppare dati e documenti per argomento rende più semplice ricostruire lo storico
Pratiche della casa
Contratti, manutenzioni, utenze, assicurazioni, richieste, documenti condominiali e altre attività collegate agli immobili.
Pratiche familiari
Documenti e richieste riferite ai diversi componenti della famiglia, con scadenze, allegati, annotazioni e storico separati.
Pratiche amministrative
Richieste a enti, rinnovi, rimborsi, assicurazioni, contratti e altre procedure che richiedono documentazione e controlli nel tempo.
Collegare ogni pratica alla persona interessata
In un archivio familiare può essere utile distinguere con chiarezza le pratiche relative a ciascuna persona. Un genitore può, ad esempio, tenere separate le pratiche proprie da quelle del coniuge, dei figli o di altri familiari assistiti.
L'anagrafica consente di mantenere un riferimento stabile e di associare alla stessa persona più pratiche nel corso del tempo.
In questo modo è possibile cercare rapidamente tutte le attività e i documenti registrati per uno specifico soggetto.
Esempi
• pratiche proprie;
• pratiche del coniuge;
• pratiche dei figli;
• pratiche di genitori anziani;
• documenti di una proprietà;
• pratiche riferite a un veicolo.
Documenti, note e riferimenti nello stesso punto
Non solo un elenco: la pratica conserva le informazioni necessarie per ricostruire cosa è stato fatto
Documenti
PDF, scansioni, ricevute, moduli, fotografie e altri file possono essere collegati alla pratica per mantenere insieme dati e allegati.
Annotazioni
Le note permettono di registrare telefonate, richieste effettuate, documenti mancanti, riferimenti, numeri di protocollo o indicazioni ricevute.
Stato della pratica
Stati personalizzabili aiutano a distinguere attività da iniziare, in corso, in attesa, completate o archiviate.
Scadenze personali e familiari
Molte pratiche richiedono controlli dopo settimane o mesi: rinnovi, pagamenti, appuntamenti, invio di documenti, risposte attese o verifiche periodiche.
Registrare le date all'interno della pratica permette di consultare lo scadenzario e di avere una visione più ordinata delle attività future.
PowerPRA non sostituisce i portali degli enti o le procedure ufficiali: serve a organizzare le informazioni e la documentazione che l'utente desidera conservare e monitorare.
Cosa ricordare
✓ rinnovi;
✓ pagamenti;
✓ appuntamenti;
✓ documenti da inviare;
✓ risposte attese;
✓ controlli periodici;
✓ date di conclusione.
Importi, costi e pagamenti collegati alle pratiche
Alcune pratiche personali comportano costi, anticipi, pagamenti, rimborsi o importi da recuperare. Mantenere questi valori insieme alla documentazione rende più semplice verificare cosa è stato pagato e quando.
PowerPRA permette di registrare informazioni economiche collegate alla pratica senza dover utilizzare un foglio separato per ogni attività.
Queste funzioni possono essere utili, ad esempio, per pratiche assicurative, rimborsi, manutenzioni, contratti o procedure che comportano più pagamenti.
Dati economici
• importo previsto;
• costi sostenuti;
• pagamento effettuato;
• data del pagamento;
• eventuale residuo;
• note economiche.
Quando un foglio Excel non basta più
Le pratiche diventano più semplici da consultare quando dati, documenti e scadenze sono collegati
Elenco in Excel
Può essere utile per poche righe, ma richiede cartelle esterne per i documenti e procedure manuali per ricordare stati, allegati, pagamenti e scadenze.
Archivio delle pratiche
PowerPRA collega anagrafiche, pratiche, date, stati, documenti, annotazioni e informazioni economiche in una struttura pensata per la consultazione nel tempo.
Dati conservati nel database scelto dall'utente
Per un archivio personale è importante sapere dove vengono conservate le informazioni. PowerPRA memorizza i dati nel database configurato dall'utente.
Il database può risiedere sul computer locale oppure, quando necessario, essere configurato in rete o su MySQL. PowerWolf non riceve automaticamente le informazioni inserite all'interno del gestionale.
È inoltre disponibile una funzione di backup per creare copie di sicurezza dell'archivio.
Organizzazione dei dati
✓ archivio locale;
✓ backup;
✓ ricerca e filtri;
✓ allegati;
✓ esportazione dati;
✓ database MySQL opzionale.
PowerPRA anche per piccoli archivi
PowerPRA non è destinato esclusivamente a grandi uffici. La versione Base è pensata per archivi con un numero contenuto di pratiche e può essere utilizzata anche da un singolo utente che desidera una gestione più strutturata rispetto a cartelle e fogli di calcolo.
Prima dell'acquisto è possibile scaricare la demo gratuita, creare alcune pratiche di prova e verificare se il metodo di organizzazione è adatto alle proprie esigenze.
Può essere utile se...
✓ gestisci molte pratiche nel tempo;
✓ conservi numerosi allegati;
✓ devi ricordare scadenze;
✓ segui pratiche di più familiari;
✓ vuoi ricostruire lo storico;
✓ desideri un archivio ricercabile.
PowerPRA
PowerPRA è il software Windows in italiano di PowerWolf per organizzare pratiche, clienti, documenti, scadenze, importi e pagamenti.
Domande frequenti
Domanda: Posso usare PowerPRA per gestire pratiche personali?
Risposta: Sì. Può essere utilizzato anche da un singolo utente per organizzare pratiche personali o familiari, documenti, date, scadenze, importi e annotazioni.
Domanda: Posso separare le pratiche dei diversi componenti della famiglia?
Risposta: Sì. Le pratiche possono essere associate ad anagrafiche differenti e ricercate per persona.
Domanda: Posso allegare PDF, scansioni e ricevute?
Risposta: Sì. PowerPRA permette di collegare file e documenti alle singole pratiche.
Domanda: PowerPRA sostituisce i portali di INPS, Agenzia delle Entrate o altri enti?
Risposta: No. Il software serve a organizzare e monitorare le informazioni che l'utente desidera conservare; non sostituisce le procedure ufficiali degli enti.
Domanda: Dove sono memorizzati i dati?
Risposta: Nel database configurato dall'utente, che può trovarsi sul computer locale, in rete oppure su MySQL. PowerWolf non riceve automaticamente i dati inseriti nel programma.