Gestione di pagamenti, scadenze e fatturazione

I software gestionali PowerDOGs, PowerCLUB, PowerFIT e PowerPRA includono funzioni dedicate alla registrazione dei pagamenti, delle spese e dei principali movimenti economici collegati alle attività gestite.

Le operazioni possono essere associate direttamente a clienti, soci, atleti, pratiche, animali, servizi o altre anagrafiche presenti nel database. In questo modo lo storico economico rimane consultabile insieme alle informazioni amministrative e operative cui si riferisce.

Per ogni movimento possono essere registrati, in base al software e alla funzione utilizzata, dati come importo, data, causale, modalità di pagamento, note e stato dell'operazione.

Le funzioni disponibili possono variare in base al prodotto, all'edizione installata e alle eventuali personalizzazioni richieste.

Oltre ai pagamenti già effettuati, è possibile registrare anche gli importi da corrispondere e le relative date di scadenza.

L'apposita scheda scadenzario consente di controllare pagamenti periodici, rinnovi, quote, rate, costi amministrativi e altri adempimenti economici.

Quando il pagamento viene eseguito, la relativa voce può essere aggiornata mantenendo lo storico dell'operazione.

Lo scadenzario permette quindi di affiancare alla semplice registrazione degli incassi anche un controllo preventivo delle somme attese o ancora dovute.

In PowerDOGs i movimenti economici possono essere collegati agli animali, ai proprietari, ai contatti e ai servizi offerti da allevamenti, pensioni, canili e altre strutture.

Pagamenti dei box – È possibile registrare gli importi relativi alla permanenza degli animali nei box, ai periodi di pensione e agli eventuali servizi aggiuntivi.

Passaggi di proprietà – Gli importi relativi a cessioni, vendite o passaggi di proprietà possono essere associati agli animali e ai contatti coinvolti.

Spese di allevamento – Possono essere memorizzati costi veterinari, alimentazione, trattamenti, documentazione, trasporti e altre spese operative.

Prima nota – Entrate e uscite possono essere riepilogate in uno storico dei movimenti economici registrati.

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In PowerPRA pagamenti, costi e spese possono essere collegati direttamente alle anagrafiche e alle pratiche.

Importi associati alle pratiche – Ogni pratica può contenere gli importi richiesti, incassati o ancora da pagare, insieme ai relativi documenti e alle attività svolte.

Spese amministrative – È possibile registrare diritti, anticipazioni, costi di lavorazione e altri oneri sostenuti durante la gestione della pratica.

Scadenze economiche – Rate, saldi e altri importi possono essere inseriti nello scadenzario con la relativa data prevista.

Prima nota – La funzione consente di organizzare entrate e uscite dell'ufficio, dello studio professionale, del CAF, del patronato o dell'azienda.

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PowerCLUB e PowerFIT consentono di gestire pagamenti e scadenze di soci, iscritti, atleti e clienti.

Tesseramenti e quote associative – Possono essere registrati iscrizioni, tesseramenti, rinnovi e quote periodiche.

Corsi e abbonamenti – I pagamenti possono essere collegati a corsi, attività sportive, lezioni, mensilità e servizi aggiuntivi.

Rinnovi e scadenze – Lo scadenzario aiuta a controllare quote, abbonamenti, tesseramenti e altri pagamenti periodici.

Spese di gestione – È inoltre possibile registrare le principali uscite della struttura e conservarne lo storico.

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Nei software e nelle versioni che includono la funzione di fatturazione è possibile generare la fattura elettronica in formato XML.

Il file viene compilato utilizzando i dati dell'intestatario, del cliente, dei prodotti o servizi e degli importi registrati nel gestionale. Prima della generazione è possibile verificare e completare le informazioni necessarie.

Il documento XML può quindi essere utilizzato per i successivi controlli e per l'invio attraverso i servizi o i canali adottati dall'utente. Il software genera il file, mentre la trasmissione e la conservazione vengono eseguite secondo l'organizzazione scelta dall'attività.

La fattura può essere collegata alle anagrafiche e alle operazioni già presenti nel programma, evitando di dover reinserire ogni volta le informazioni principali.

Un'apposita scheda permette di impostare i parametri utilizzati durante la creazione delle fatture.

Tra le informazioni configurabili possono rientrare:

• dati dell'intestatario o del soggetto emittente;
• numerazione progressiva delle fatture;
• serie o sezionale;
• modalità e condizioni di pagamento;
• dati fiscali utilizzati più frequentemente;
• altre impostazioni predefinite del documento.

La configurazione riduce l'inserimento ripetitivo dei dati e permette di adattare la procedura alle esigenze dell'attività.

Oltre al file XML, è possibile generare una fattura di cortesia destinata al cliente. Il documento può essere prodotto utilizzando modelli predefiniti oppure modelli personalizzati.

I modelli possono contenere i dati dell'emittente, le informazioni del cliente, il dettaglio dei prodotti o servizi, gli importi, le condizioni di pagamento e gli altri elementi previsti dal documento.

La personalizzazione consente di adattare la stampa all'identità grafica e alle esigenze operative dell'azienda, dell'associazione, dello studio professionale o della struttura che utilizza il software.

1. Selezione dell'anagrafica o dell'attività
Il movimento viene collegato al cliente, socio, atleta, pratica, animale o servizio cui si riferisce.

2. Registrazione dell'importo
Si inseriscono importo, causale, data, modalità di pagamento ed eventuali note.

3. Inserimento della scadenza
Quando il pagamento non è immediato, viene memorizzata la data prevista e la voce compare nello scadenzario.

4. Aggiornamento del pagamento
Al momento dell'incasso la voce viene aggiornata, mantenendo lo storico delle operazioni effettuate.

5. Generazione della fattura
Se previsto, i dati registrati possono essere utilizzati per creare il file XML della fattura elettronica.

6. Produzione della copia di cortesia
Il documento leggibile viene generato tramite un modello predefinito o personalizzato.

Anagrafica → Importo → Scadenza → Pagamento → XML → Fattura di cortesia

Le funzioni descritte sono disponibili, con caratteristiche adattate ai rispettivi settori, nei principali software gestionali PowerWolf:

🐕 PowerDOGs
Allevamenti, pensioni, canili e strutture per animali.

🏅 PowerCLUB
Club, associazioni e società sportive.

🏋️ PowerFIT
Palestre, centri fitness e scuole sportive.

📁 PowerPRA
Pratiche, clienti, documenti e scadenze.

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Nei software PowerWolf è possibile registrare i pagamenti?

Sì. I principali software gestionali PowerWolf permettono di registrare pagamenti, importi e spese collegandoli alle rispettive anagrafiche e attività.

È possibile gestire anche i pagamenti non ancora effettuati?

Sì. Gli importi previsti possono essere associati a una data e visualizzati nell'apposita scheda scadenzario fino alla registrazione del pagamento.

La fattura elettronica viene generata in formato XML?

Sì. Nei software e nelle edizioni che includono questa funzione è possibile generare il file XML della fattura elettronica.

È disponibile anche una fattura di cortesia?

Sì. La copia di cortesia può essere prodotta attraverso modelli predefiniti oppure personalizzabili in base alle esigenze dell'attività.

È possibile configurare la numerazione progressiva?

Sì. La scheda di configurazione permette di impostare la numerazione, l'intestatario, l'eventuale serie o sezionale, le modalità di pagamento e altri parametri utilizzati durante la creazione delle fatture.

Tutte le funzioni sono identiche nei diversi software?

No. Le funzioni disponibili possono variare in base al prodotto, all'edizione installata e alle eventuali personalizzazioni richieste.